سیستم جامع اطلاع رسانی و ارتباطات الکترونیک سروش2

سروش، ابزاري براي ارتباط مستقيم سازمان/ مؤسسه تجاري ـ خدماتي با مخاطبین خود مي‌باشد. این نرم افزار به عنوان یک سیستم جامع اطلاع رسانی و ارتباطات الکترونیک (ECS)، کلیه کانال های الکترونیک برای برقراری ارتباط بین یک سازمان با خارج از آن را به صورت مکانیزه ساماندهی می نماید. سازمان ها، مي‌توانند بوسیله این سیستم به صورت خودکار و کاملا مکانیزه با افراد (فرد و یا گروه مشخصی از افراد) تماس گرفته و پیام مورد نظر خود را به اطلاع وی برسانند و یا سرویس خاصی را ارایه نمايد. اين سرویس مي‌تواند اعلام نتیجه درخواست يك كالا، مرحله عملیات امور اداری، اطلاع رسانی درباره سرویس های جدید، پیام های تبلیغاتی، ارسال پيام های تبریک و تسلیت، برگزاری نظرسنجی و یا انجام برگزاری یک مسابقه، ارسال صورتحساب مالي و هر چيزي كه نیاز افراد به داشتن حضور فیزیکی در محل را مرتفع می نماید، باشد و در نهایت، صرفه جویی در زمان و هزینه طرفین را برقرار ساخته و باعث رضایتمندی بیشتر مخاطبین می گردد.

ساختار نرم افزار اطلاع رسانی سروش2

سروش2 شامل دو بخش زیر می باشد:

• بانک اطلاعات افراد: در این بخش اطلاعات افراد حقیقی و حقوقی مرتبط با هر سازمان نگهداری می شود، این اطلاعات بسیار گسترده و تقریبا شامل همه مواردی است که یک سازمان به آن نیاز دارد برای مثال اطلاعات فردی، اطلاعات نشانی های مختلف بدون محدودیت تعداد، سوابق کاری، افراد مرتبط، سوابق تحصیلاتی، تخصص ها و ......


• سروش : در این بخش پیام های مختلف تعریف شده و سپس این قابلیت وجود دارد که به صورت فردی، گروهی و یا بر اساس یک زمانبندی مشخص، پیام ها برای مخاطب ارسال شده و یا کاربر سیستم را آگاه سازد.

کانال های اطلاع رسانی در سروش2

• پیام فاکس : این پیام یک کاتالوگ، یک مجموعه صفحات آماده و یا هر فایل کامپیوتری است که بخواهیم به صورت مشخص برای فرد یا افرادی ارسال شود.


• نامه فاکس: این پیام یک پیام خودکار است که به صورت یک نامه رسمی سازمانی برای مخاطبین دلخواه تهیه شده و در زمان مشخص برای آنان فاکس می شود.


• پیام کوتاه : از این طریق پیام های کوتاه (SMS) از طریق شبکه تلفن همراه برای مخاطبان ارسال می گردد.


• پیام الکترونیک : یک پیام به صورت فایل HTML که همراه پیوست ها برای افراد دلخواه email می شود.


• نامه الکترونیک : نامه هایی که به صورت خودکار به تفکیک هر مخاطب ، به نام وی و برای اساس مشخصات دقیق وی ایجاد شده و از طریق پست الکترونیک (email) ارسال می گردد.
• نامه : در این شکل نامه های مشخص به صورت خودکار به تفکیک برای هر مخاطب ایجاد می گردد تا با چاپ روی کاغذ های معمول برای مخاطب ارسال گردد.
• پیام تلفنی: در این قالب با تماس خودکار تلفنی با مخاطب یک پیام صوتی آماده برای وی پخش شده و از این طریق اطلاع رسانی صورت می گیرد.

مزایای استفاده از سروش2

• ارائه خدمات در قالب سرویس های جدید و ساده برای همه مشتریان


• کاهش هزینه های نیروی انسانی برای تهیه و ارسال پیام ها


• نگهداری و به اشتراک گذاری یک بانک اطلاعات کامل از افراد مرتبط با سازمان، ایجاد دفترچه تلفن های پویا و نیز ثبت نامه های صادره و وارده به افراد (دفتر اندیکاتور) و نیز ارسال پیام های خودکار از کانال های پیش بینی شده در نرم افزار


• یکپارچه سازی کانال های مختلف ارسال اطلاعات در یک مجموعه با هدف افزایش قابلیت های و نظارت بر روند ارتباطات با مخاطبین


• ایجاد مکانیسم های متعدد برای مدیران در جهت برنامه ریزی و کنترل تماس های سازمان


• قابلیت اتصال به نرم افزار مدیریت ارتباط مشتریان (CRM) امین ، محصول این شرکت برای بالا بردن اثر بخشی و کارایی تلاش های فروش و بهره گیری از تکنیک های مهندسی فروش


• امکان توسعه سیستم در آینده و اضافه کردن قابلیت های جدید به آن


• صرفه جویی و کاهش هزینه های چاپ و تبلیغات


• یکپارچه نمودن همه ارتباطات سازمان از طریق کانال های مشخص


• هزینه اندک و استفاده از سخت افزارهای موجود در شرکت


• بهره گیری تبلیغاتی مناسب از ارائه اینگونه خدمات به مشتریان


• با حذف انجام عملیات استخراج وارسال اطلاعات توسط کاربر و خودکارسازی آن توسط سیستم، خطای کاربری در حد چشم گیری کاهش می یابد.


• واسط کاربری ساده و گزارش گیری پویا


• با ایجاد تنها یک مجموعه اطلاعاتی درسیستم، می توان به تمامی روش های تماس، اطلاع رسانی را انجام داد.


• کمک به حفظ و افزایش شهرت برند مجموعه از طریق اطلاع رسانی بموقع به مشتریان (Branding Techniques )


• قابلیت اتصال به تلفن گویا (نرم افزار گویا2) وبرقراری اطلاع رسانی دوجانبه.


• این سیستم نیاز به سخت افزار خاصی ندارد و روی دستگاه کامپیوتر های معمول با بهره گیری از مودم های رایج در بازار قابل نصب و بهره برداری می باشد.


• قابلیت اتصال به سیستم های مختلف موجود به صورت مستقیم و غیر مستقیم : "سروش" علاوه بر اینکه خود به تنهایی یک سیستم مستقل است، می تواند با اتصال به سایر سیستم های نرم افزاری موجود به عنوان واسطی برای بازیابی و یا خروج اطلاعات به مخاطبین باشد.


• عدم نیاز به یک کابر تمام وقت برای سیستم : "سروش" نیاز به یک کاربر تمام وقت را در زمان راهبری ندارد. پس از انجام تنظیمات مربوط به تماس، سیستم به طور اتوماتیک بقیه مراحل را انجام می دهد.

کاربرد های سروش2

از این سیستم در هر سازمان کاری خصوصی یا دولتی، خدماتی و یا تولیدی، آموزشی و یا بازرگانی می توان بهره جست با این حال کاربرد خاص این سیستم در سازمان هایی است که ارتباط مداوم و موثر با مخاطبان خود را به عنوان یکی از ارزش های خود مطرح می سازند. در سازمان هایی که با تعدد مخاطبان و یا تنوع آنها در دسترسی به کانال های اطلاع رسانی بسیار است، سروش می تواند به شکل چشمگیری موثر بوده و ارتباطات آن سازمان را با خارج از خود بهبود بخشد. این سیستم به عنوان جزئی جدانشدنی در خدمت تحقق سازمانهای الکترونیک و روابط عمومی الکترونیک (EPR)می باشد.