سيستم تلفني پيامگير

پیرو مصوبه هیئت محترم دولت در خصوص طرح تکریم ارباب رجوع که طی بخشنامه شماره 1854/13 به مراکز دولتی ابلاغ شده است ، مراکز دولتی ملزم شده اند که امکانات و تجهیزات لازم برای برای اطلاع رسانی شفاف و ارتباط مستقیم مردم با مسؤولین را فراهم سازند. از جمله ابزارهای مناسب در جهت تسهیل این ارتباط ، پیامگیر می باشد.

"پیامگیر" – یک آشنایی کلی

این نسخه خاص ، یک پیامگیر تلفنی با امکانات متنوع گزارشگیری می باشد. در این سیستم ، مردم با تماس با سیستم از طریق شماره تلفن اعلام شده، پس از شنیدن پیغام آغازین ، می توانند به اندازه تعیین شده به صورت صوتی پیام بگذارند. پس از دریافت و ذخیره پیام ، سیستم کاربر خود را آگاه می کند ، کاربرسیستم نیز پس از شنیدن پیام، آنها را به صورت کتبی در سیستم خلاصه کرده و به اطلاع مسؤول مربوطه می رساند و پس از پاسخ گویی وی آن را به اطلاع فرد پیام گذارنده برساند. پیامها قابلیت انتقال بر روی نوار و یا CD را داشته و سیستم یک آرشیو از پیامها را در خود نگهداری می کند.

امکانات سیستم "پیامگیر" :

1. دریافت پیامها به صورت نامحدود : با توجه به حداکثر ظرفیت حافظه موجود در کامپیوتری که سیستم روی آن نصب شده است پیامها نگهداری می شوند، برای مثال با یک ظرفیت 20 گیگابایت خالی حافظه می توان حدوداً 21367 دقیقه پیام معادل حدود 356 ساعت پیام ذخیره کرد که اگر متوسط هر پیام را 3 دقیقه فرض کنیم حدود 7122 پیام قابل دریافت است که به نظر می رسد جوابگوی نیازها باشد!! هر چند با وجود ظرفیتهایی نظیر 80 گیگابایت و بیشتر برای کامپیوترهای امروزی این رقم حداقل 4 برابر می گردد. علاوه بر این با حذف کردن پیامهای قدیمی و یا منتقل کردن آنها روی نوار و یا CD می توان از حافظه موجود به نحو احسن مجدداَ استفاده کرد.


2. ضبط پیام در حداکثر زمان دلخواه قابل تنظیم : میزان ضبط پیام در سیستم از یک ثانیه تا 9999 ثانیه قابل تغییر توسط کابر آن است.بدین ترتیب با بررسی آماری حجم پیامها که توسط سیستم در اختیار قرار می گیرد ، می توان سقف مناسبی برای طول پیام تعیین کرد.


3. ضبط پیغامهای موجود در هر زمان با توجه به شرایط و مناسبت ها : پیغامهای ابتدایی سیستم پس از اتصال و خداحافظی قابل تغییر توسط کاربر می باشد و در هر مناسبت و یا در هر شرایطی می توان آنها را تغییر داد. استفاده از خطوط تلفن از یک عدد تا چهار عدد با نصب مودم و بدون نیاز به سخت افزار خاص و استفاده از بیش از 4 خط تلفن با تغییراتی در سخت افزار موجود : در هنگام نصب سیستم به صورت حداقل یک خطه نصب می گردد. پس از آن با توجه به نیاز های سازمان می توان با اضافه یا کم کردن مودم به کامپیوتر موجود تعداد خطوط تلفن مورد استفاده را تغییر داد.


4. ورود اطلاعات مرجع به دلخواه : موضوعات مختلف پیامها (نظیر پیشنهاد ، انتقاد، شکواییه خاص مثلا در مورد هر فرآورده و .....) و گیرنده پیامها (نظیر مدیریت ، روابط عمومی ، معاونت .... ، بخش ...... و .....) به راحتی توسط کاربر در سیستم قابل تعریف است.


5. ورود مستقیم اطلاعات مربوط به هر پیام (اطلاعات فرستنده ، گیرنده و موضوع پیام) : در هنگام شنیدن یک پیام به صورت همزمان کاربر می تواند اطلاعات مربوط به پیام (نظیر نام ارسال کننده ، سطح تحصیلات و .... ) را تایپ نموده و یا با انتخاب از فهرست های موجود وارد نماید. بدین ترتیب برای هر پیام اطلاعات لازم برای گزارشگیری ها و استفاده های بعدی نگهداری می شود.


6. فیلتر کردن فهرست پیامها با توجه به معیار های مختلف : در این سیستم این امکان وجود دارد که فهرست پیام ها را بر ساس موارد مخلتلف فیلتر کرد. پیامهای دریافت شده در روز به صورت خودکار با زمینه کِرِم و پیامهای شنیده نشده به صورت پررنگ نمایش داده می شوند. معیارهای موجود برای فیلتر کردن پیامها عبارت است از : تاریخ (امروز / بازه دلخواه ) ، پیامهای جدید / پیام های شنیده شده ، گیرنده ، موضوع


7. بازیابی پیامهای حذف شده : پیام ها پس از حذف به صورت منطقی از سیستم حذف می شوند اما به صورت فیزیکی باقی می مانند. در صورت نیاز –مثلا بر اساس یک حذف سهوی- پیامها قابل بازیابی است.


8. چاپ فهرست پیامهای منتخب بر اساس فیلتر اعمال شده : امکان چاپ فهرست پیامهای دریافت شده در سیستم وجود دارد ، علاوه بر این چنانچه فیلتری روی این فهرست صورت بگیرد فقط فهرست پیامهای منتخب چاپ می شوند برای مثال چنانچه فقط فهرست پیامهای مرتبط با یک موضوع خاص و یا گیرنده خاص مورد نیاز باشد فقط این فهرست چاپ می شود.


9. ضبط پیامهای خارج از سیستم به صورت تکی و گروهی بر اساس فیلتر اعمال شده : امکان خارج کردن پیامها به صورت تکی و یا گروهی از سیستم وجود دارد . مسیر خروجی می تواند به عنوان پشتیبان ، مسیر پیامهای یک شخص خاص و یا یک زمان خاص باشد. بعد از انتقال می توان این پیامها را به هر کجا که مایل بود انتقال داد. اسم فایل ها بر اساس تاریخ ، ساعت دریافت و شماره پیام مشخص می شود.


10. چاپ نمودار دریافت پیامها بر اساس گیرنده آن در یک بازه زمانی دلخواه (روزانه ، هفتگی ، ماهانه ، سالانه و یا دلخواه) در نمونه های میله ای ، دایره ای و خطی : نمودار مربوطه با شکل دلخواه در یک بازه زمانی متغیر توسط سیستم تولید می شود.