سیستم جامع اطلاع رسانی و
ارتباطات الکترونیک سروش1
سروش1، ابزاري براي ارتباط مستقيم سازمان/موسسه تجاري-خدماتي با مخاطبین خود ميباشد. سازمانها، ميتوانند بوسیله این سیستم با افراد تماس گرفته و پیام مورد نظر خود را به اطلاع وی برسانند و یا سرویس خاصی را ارایه نمايد. اين سرویس ميتواند اعلام نتیجه درخواست يك كالا، مرحله عملیات امور اداری، اطلاع رسانی درباره سرویس های جدید، پیامهای تبلیغاتی، ارسال پيام های تبریک و تسلیت، برگزاری نظرسنجی و یا انجام برگزاری یک مسابقه ، ارسال صورتحساب مالي و هر چيزي كه نیاز افراد به داشتن حضور فیزیکی درمحل را مرتفع می نماید، باشد و در نهایت، صرفه جویی در زمان و هزینه طرفین را برقرار ساخته و باعث رضایتمندی بیشتر مخاطبین می گردد.
قابلیت ها
از سیستم سروش1 می توان به خوبی در اطلاع رسانی و خدمات رسانی به مشتریان و مخاطبین بهره گرفت. نحوه تماس با مشتری و ارایه اطلاعات به شکل های مختلف ارایه اطلاعات از طریق صوتی، نمابر، پست الکترونیک (email) و یا سرویس پیام کوتاه (SMS) تعریف شده است. علاوه بر تعریف نحوه تماس در این سیستم، زمان، تعداد تماس ودفعات تکرار تماس درصورت عدم ایجاد ارتباط، نیز قابل تنظیم است.
یکی دیگر از قابلیت های مهم این سیستم، پویایی آن است. بدین شکل که کاربران سیستم می توانند فیلدهای مورد نیازخود را، در هر زمان که مایل باشند به سیستم اضافه نمایند. ساختار اصلی و مورد نیاز سیستم برای این منظور از قبل طراحی و در سیستم گذاشته شده و میتواند فیلد جدید را به همراه سایر اطلاعات ملزومه، درخود اضافه نماید. سپس براساس فیلدهای مورد نظر کاربر، گروه بندی اطلاعات موجود درسیستم صورت گرفته، زمان و دفعات تماس، تعیین و نحوه ایجاد ارتباط (تلفن، sms، فکس، email) مشخص می شود. همچنین امکان گزارش گیری براساس این گروه بندی نیز درسیستم وجود دارد. این سیستم با داشتن امکاناتی کاملا پویا، می تواند منطبق با نياز سازمان های متفاوت توسعه یابد.
سروش تمام عملیاتی که در زیرسیستمهای "گویا2" انجام می شد را ، از طریق برقراری تماس با مخاطبین انجام می دهد.بعنوان مثال:
- اطلاع رسانی : مجموعه اطلاعاتی که ازقبل آماده شده و یا اطلاعاتی که در زمان خاصی، توسط سیستم، از داده های موجود تهیه می شود، دراختیار افراد ویا فرد موردنظر قرارمیگیرد. این اطلاع رسانی می تواند در قالب پیغام های صوتی، نمابرهای آماده شده،sms ، ارسال mail ویا ترکیبی از مورد های ذکر شده صورت بگیرد. همان طور که پیش تر گفته شد، این نحوه ارسال قابل تنظیم می باشد.
- پیامگیر : سروش ، ضمن تماس با افراد مختلف با طرح یک پرسش، می تواند نظرات و پیام های افراد را به شکل صوتی ثبت نماید.
- نظرسنجی : دراین قسمت مانند " گویا2" می توان سوالات و مسایل مورد نظرسازمان را برای افراد مشخص شده، عنوان نموده و پاسخ آنها را ثبت کرد.
امکان گزارش گیری در این قسمت ها نیز گذاشته شده است.
ساختار سروش
معماری "سروش" شامل قسمت های زیر می باشد:
- لایه زیرین که تحت عنوان هسته مرکزی یا موتور سیستم نامیده می شود شامل ابزار و روال های لازم برای توسعه سروش با قابلیت های مختلف می باشد.
- لایه اصلی که پوسته یا لایه زیر سیستمها نامیده می شود شامل کاربردهای مختلف مورد نظر سازمانهای مختلف است که در قالب زیرسیستمهای مختلف طراحی، توسعه و به سازمان مربوطه تحویل می گردد.
- پایگاه داده داخلی "سروش" که محلی برای نگهداری اطلاعات زیرسیستمهای داخلی نظیر اطلاع رسانی و پیامگیری است.
- زیرسیستم مدیریت "سروش" که شامل ابزارهای مختلف برای مدیریت سیستم، کنترل کاربران و گزارش گیری های مختلف می باشد.
- اتصال دهنده ها که شامل قطعات برنامه مختلف است که به وسیله آنها به پایگاه داده های خارج از "سروش" متصل شده اطلاعات را ذخیره و بازیابی می نمایند.
مزایای اجرای این طرح
- ارائه خدمات در قالب سرویس های جدید و ساده برای همه مخاطبین
- با حذف انجام عملیات استخراج وارسال اطلاعات توسط کاربر و خودکارسازی آن توسط سیستم ، خطای کاربری نیز حذف می شود.
- واسط کاربری ساده و گزارش گیری پویا
- با ایجاد تنها یک مجموعه اطلاعاتی درسیستم ، می توان به تمامی روش های تماس ، اطلاع رسانی را انجام داد.
- قابلیت اتصال به تلفن گویا و برقراری اطلاع رسانی دوجانبه.
- امکان توسعه سیستم در آینده و اضافه کردن قابلیت های جدید به آن
- به دلیل وجود ایستگاه های کاری موجود، این سیستم را می توان روی یکی از همین ایستگاه ها نصب و راه اندازی نمود و نیازی به خرید سخت افزار جدید وجود ندارد.
- قابلیت اتصال به سیستمهای مختلف موجود به صورت مستقیم و غیر مستقیم : "سروش" علاوه اینکه خود به تنهایی یک سیستم مستقل است ،می تواند با اتصال به سایر سیستمهای نرم افزاری موجود به عنوان واسطی برای بازیابی و یا خروج اطلاعات به مخاطبین باشد.
- عدم نیاز به یک کابر تمام وقت برای سیستم :"سروش" نیاز به یک کاربر تمام وقت را در زمان راهبری ندارد. پس از انجام تنظیمات مربوط به تماس، سیستم به طور اتوماتیک بقیه مراحل را انجام می دهد.
کاربردهای سروش
تمامی شرکت ها، سازمان ها و کارخانجات تولیدی و صنعتی فارغ از محصول یا محصولاتی که تولید می کنند وخدماتی که عرضه می کنند نیاز دارند که از یک طرف با تولید کنندگان کالاها و یا خدمات اولیه و از طرف دیگر با مصرف کنندگان تولیدات و یا خدمات خود ارتباط داشته باشند و هر چقدر این ارتباط بهتر ، سریعتر ، کاراتر و ارزان تر باشد ، اهداف آنها سهل الوصول تر است. از جمله این روابط دوجانبه می توان موارد زیر را برشمرد:
- اطلاع رسانی مناسب و خودکار در مورد محصولات عرضه شده برای مصرف کنندگان و یا اطلاع رسانی در مورد برنامه های سازمان مربوطه در مورد اهداف، برنامه ها، معرفی قسمتهای مختلف سازمان، هدایت مخاطب در جهت دریافت خدمت جدید از سازمان کاری
- تبلیغات مؤثر و ایجاد حس نزدیکی با مخاطبین از طریق ارسال پیغام های تبریک و تسلیت
- اطلاع رسانی در زمینه مراحل طی شده امر مربوط به مخاطب، توسط سازمان و یا نتیجه اقدامات انجام شده در آن زمینه انجام نظرسنجی و ضبط نتایج حاصل از آن و یا انجام انتخابات برای تعیین شخص، محصول و یا انتخاب روند خاص
- ارائه گزارشات مالی به مشتری ها (فاکتور ، کاردکس) در زمان های تعریف شده توسط سازمان
- ارائه فهرست موارد اولیه مورد نیاز به تولیدکنندگان به صورت خودکار و یا لیست محصولات جدید به مخاطبین
- ارائه سرویسها و اطلاعات تکمیلی برای کالا ها و یا خدمات نظیر راهنمای استفاده، کاتالوگ
